Fazer uma boa gestão de estoque pode ser a chave para o sucesso e a saúde do seu negócio, visto que ter o seu estoque devidamente organizado lhe trará benefícios como, por exemplo, a otimização de tempo, maior produtividade, economia financeira e maior facilidade de negociação com fornecedores.
Primeiramente, a gestão de estoque tem como objetivo principal garantir que a empresa ou a empreendedora tenha os produtos certos na quantidade certa para venda. Quando aplicada de forma correta, ela evita custos desnecessários e a escassez de produtos.
No entanto, mesmo tendo um papel importante dentro de um negócio, o controle de estoque ainda é encarado com certa dificuldade por muitos empreendedores. Pensando nisso, desenvolvemos um guia para te ajudar a entender e aplicá-lo, e assim obter melhores resultados.
Controle de Estoque e Empreendedorismo: A Chave para o Sucesso de Pequenas Empresas
Fazer a organização do estoque é crucial para pequenas empresas, pois essa é uma forma de reduzir os gastos e, com isso, investir em outras áreas mais rentáveis que possam trazer lucro. Além disso, empresas de menor porte possuem recursos mais limitados, tornando a gestão eficiente do estoque ainda mais vital.
Por outro lado, sem uma boa gestão de estoque, é muito provável que se adquiram produtos que, com o tempo, se tornarão obsoletos ou terão seu prazo de validade expirado. Esse é um risco que um empreendedor com poucos recursos financeiros não pode correr.
Portanto, com o estoque devidamente organizado, é possível entender com clareza o fluxo de entrada e saída de mercadorias. Dessa forma, o negócio ganha em produtividade e é possível redirecionar recursos de maneira inteligente.
Passo a passo de como fazer o controle de estoque
1 – Ter Controle de Entradas e Saídas
Um dos erros mais graves cometidos por empresas é a falta de registro das mercadorias que entram e saem. Sem esse controle, é impossível ter uma visão precisa do estado atual do estoque. Em consequência, essa ausência de informação exata dificulta significativamente a gestão de compras, especialmente no momento de reposição de mercadorias.
Além disso, a falta de registro pode levar a discrepâncias entre o estoque físico e o registrado, resultando em problemas como falta ou excesso de produtos. Portanto, para evitar esses problemas e garantir uma gestão eficaz do estoque, é imprescindível registrar todas as movimentações realizadas. Dessa forma, você poderá monitorar com precisão o fluxo de mercadorias, planejar melhor as compras e manter o estoque sempre alinhado com as necessidades do negócio.
2 – Faça o Inventário de Seu Estoque
Para realizar um inventário, você deve começar fazendo uma listagem completa de todos os produtos que possui em estoque, juntamente com suas respectivas quantidades. Além disso, um inventário oferece a vantagem de verificar a data de validade dos produtos e garantir que a armazenagem esteja de acordo com as normas de segurança. Portanto, a realização do inventário não apenas ajuda a manter o controle sobre o estoque, mas também assegura que você esteja atento às condições dos produtos e às práticas de armazenamento.
Contudo, é importante ter atenção, pois esse procedimento é obrigatório e exige cuidado e precisão. Assim, manter essa atualização constante é fundamental para evitar surpresas desagradáveis e garantir a eficiência na gestão do estoque. Com um inventário regular e bem executado, você poderá identificar rapidamente quaisquer inconsistências e ajustar suas práticas conforme necessário para atender às demandas do seu negócio.
3 – Acompanhe o Giro dos Produtos
Acompanhar o giro dos produtos é um aspecto fundamental na gestão de estoque, pois envolve identificar quanto tempo cada item permanece no estoque até que seja necessário reabastecê-lo. Em outras palavras, o giro dos produtos refere-se à frequência com que os itens são vendidos e, consequentemente, ao ritmo em que precisam ser repostos. Quando um produto apresenta uma alta rotatividade, ou seja, tem uma saída frequente, dizemos que ele possui um alto giro. Assim, fica mais fácil planejar e gerir o estoque, pois você pode entrar em contato com o fornecedor antes que o produto esteja esgotado.
Além disso, ao monitorar o giro dos produtos, você consegue ajustar suas compras e prever as necessidades de reabastecimento com mais precisão. Dessa forma, é possível evitar tanto a falta de produtos essenciais quanto o excesso de itens, que pode levar a custos adicionais de armazenamento. Em resumo, o acompanhamento eficaz do giro dos produtos ajuda a manter o estoque equilibrado, melhora a eficiência operacional e contribui para uma gestão financeira mais saudável do seu negócio.
4 – Evite a Falta ou Excesso de Produtos no Estoque
Quando o acompanhamento do giro dos produtos não é feito corretamente, é impossível obter informações precisas sobre o que deve ser comprado. Isso pode resultar em duas situações problemáticas: a falta de produtos com alta demanda, que pode levar à perda de vendas e insatisfação dos clientes, ou o excesso de produtos com baixo giro, que pode causar custos adicionais com armazenamento e imobilização de capital. Portanto, para evitar essas consequências, é essencial ajustar as compras com base no giro dos produtos e prever a demanda com precisão. Assim, você garante que o estoque esteja equilibrado, maximiza as vendas e minimiza os custos associados ao excesso de produtos.
5 – Implante uma Margem de Perdas e Danos
Mesmo com um controle de estoque preciso e bem gerido, é inevitável que ocorram perdas e danos de vez em quando, como a deterioração de produtos ou a expiração de validade. Portanto, é fundamental implantar uma margem de perdas e danos em sua gestão de estoque. Essa margem representa uma tolerância aceitável para perdas e ajuda a compensar pequenos imprevistos sem comprometer significativamente a saúde financeira do seu negócio. Além disso, é crucial monitorar de perto essa margem para garantir que as perdas permaneçam dentro dos limites estabelecidos.
É importante ter atenção especial para não permitir que situações raras se tornem comuns, pois isso poderia indicar um problema mais sério no processo de gestão. Assim, ao definir e controlar adequadamente essa margem, você poderá tomar medidas preventivas e corretivas para minimizar as perdas e proteger a rentabilidade da empresa. Dessa forma, a implantação de uma margem de perdas e danos não apenas ajuda a gerenciar melhor o estoque, mas também contribui para a eficiência operacional e a sustentabilidade financeira do seu negócio.
6 – Faça Promoção dos Produtos Parados
Você conhece aqueles produtos que simplesmente não têm giro? Aqueles que ficam agarrados no estoque e não saem de jeito nenhum? Para evitar maiores prejuízos e liberar espaço para itens com melhor rotatividade, é fundamental adotar estratégias para promover a saída desses produtos parados. Nesse sentido, uma abordagem eficaz é planejar promoções e ofertas especiais, especialmente durante datas sazonais, como feriados ou eventos comerciais. Essas ocasiões oferecem uma oportunidade perfeita para criar ofertas criativas e atrativas, que podem estimular a compra desses produtos.
Além disso, ao oferecer descontos ou condições especiais, você pode transformar o estoque parado em uma fonte de receita, mesmo que o lucro obtido seja menor do que o ideal. Afinal, lucrar algo é sempre melhor do que enfrentar um prejuízo total, que pode ocorrer se os produtos continuarem parados e, eventualmente, se tornarem obsoletos. Portanto, ao implementar promoções para produtos parados, você não apenas minimiza perdas, mas também melhora a eficiência do estoque e contribui para a saúde financeira do seu negócio. Em resumo, essas estratégias ajudam a manter o fluxo de mercadorias e a otimizar a gestão do estoque.
7 – Cadastre seus Produtos de Forma Padronizada
Uma forma eficaz de otimizar o seu estoque é cadastrar os produtos de maneira padronizada. Quando os produtos são registrados de forma desorganizada, isso pode gerar erros, perda de vendas e resultar em prejuízos significativos para o negócio. Portanto, é crucial adotar um sistema de cadastro padronizado. Primeiramente, uma maneira prática de fazer isso é cadastrar os itens por código, nome e descrição do produto. Além disso, você pode ir além e definir esses padrões por marcas ou por categorias de produtos similares.
Essa padronização não apenas facilita a gestão e a localização dos itens no estoque, mas também melhora a precisão no controle das entradas e saídas. Consequentemente, ao ter um sistema padronizado, você minimiza a chance de erros e aumenta a eficiência operacional. Portanto, ao investir na padronização do cadastro de produtos, você garante uma gestão de estoque mais organizada e eficiente, contribuindo para a saúde financeira e o sucesso do seu negócio. Em suma, a padronização é uma ferramenta essencial para a otimização e controle eficaz do estoque.
Evite o Controle Manual do Estoque
Fazer o controle do seu estoque manualmente pode causar muitas dores de cabeça. Isso ocorre porque, devido ao grande número de dados, como entrada e saída de mercadorias, controle de compras e vendas, perdas e danos, a rotina torna-se mais complexa ao longo do tempo. Sem automatização, há uma margem maior para erros. Como resultado, um erro de estoque pode gerar um efeito bola de neve, resultando em consequências negativas e irreversíveis para o seu empreendimento.
Adote um Sistema Automatizado de Controle de Estoque
Considerar uma opção automatizada de controle de estoque pode ser a solução ideal e segura para o seu negócio. Primeiramente, quando você automatiza esse processo, ganha tempo na realização das tarefas. Além disso, obtém mais precisão nos resultados e reduz os riscos de falhas humanas. Ao contratar um bom software de gestão de estoque, você terá acesso a funcionalidades como cadastro de produtos, catálogos com preços e quantidades, entrada e saída de mercadorias com facilidade e precisão, além de relatórios detalhados do seu estoque a qualquer momento.
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